Understanding Webcenter Content - Create Custom Profile and Fields

Oracle Webcenter Content atau yang dulu dikenal dengan UCM merupakan sebuah Document Management System yang dapat dipakai untuk mengatur life-cycle dokumen. Disini, kita dapat menyimpan (check-in) dokumen elektronik untuk disimpan, di-download, versioning, edit atau diatur masa hidupnya. 

Untuk check in dokumen, secara default, sudah ada metadata yang dapat kita input untuk menentukan detail suatu dokumen (misal: author, tanggal, comment dsb.). Akan tetapi biasanya ini tidak cukup apabila kita datang ke suatu client yang memiliki dokumen khusus dan metadata yang berbeda dengan apa yang disediakan. Untuk itu, kita dapat membuat Profile untuk membedakan metadata dari dokumen-dokumen yang akan disimpan ke dalam UCM.

Misal KTP, data isiannya adalah Nomor KTP, Nama Lengkap, Tanggal Lahir, Golongan Darah dst. Sedangkan NPWP hanya terdiri dari Nama Lengkap dan Nomor NPWP. Untuk kebutuhan ini, kita dapat membuat 2 buah Profile yaitu KTP dan NPWP, dimana ketika user meng-input dokumen ini, hanya field-field yang bersangkutan yang akan muncul. Hal ini memudahkan pencarian dan juga pengelompokan dokumen.

Dalam blog ini, saya akan mencoba menjelaskan bagaimana menambahkan Field tambahan diluar yang sudah ada, dan juga membuat profile Check in baru dengan input yang sesuai metadata yang diperlukan.

Pertama-tama, Log in dengan menggunakan account Administrator.

Buka Accordion Administration -> Admin Applets -> Configuration Manager

Disini anda dapat melihat daftar field-field yang ada di sistem, Table, View dan juga menambahkan Rules dan Profile di UCM.

Di Tab Information Fields, klik tombol Add untuk menambahkan field baru. Jika penasaran, field-field ini akan juga ditambahkan ke database anda, di tabel DOCMETA, dengan nama kolom x<NAMA_FIELD> (misal xNamaDokumen).

Disini kita akan menambahkan 2 Field baru yaitu NamaDokumen dan TipeDokumen. NamaDokumen akan berupa input text biasa, sedangkan TipeDokumen adalah drop down list yang dapat dipilih valuenya.

Untuk membuat field yang berupa Drop Down value atau Select One Choice, pilih check box Enable Option List. Kemudian tekan tombol Configure.

Pilih Use Option List, beri nama list tersebut, lalu klik tombol Edit.

Layar akan terbuka. Disini kita dapat mengisi Value dari drop down TipeDokumen. Setiap value dipisahkan dengan tanda 'Enter'. Misal kita ingin field TipeDokumen memiliki pilihan Hasil Scan, Word, Excel, PDF dan Lain-lain, maka di layar Option List kita memasukkan value berikut:

Hasil Scan
Word
Excel
PDF
Lain-lain

Rules -> Add

Tambahkan name dan description untuk Rule baru yang akan dibuat.

Pilih metadata yang akan ditampilkan bersama dengan rule ini. Rule yang berbeda dapat diset untuk menampilkan kumpulan metadata yang berbeda. Dalam kasus ini, kita akan meng-include NamaDokumen dan TipeDokumen yang kita buat sebelumnya.

Kita dapat menentukan field-field yang kita pilih apakah field tersebut editable, hidden, required dsb.

Misal kita memilih atribut tersebut menjadi Required, kita dapat memasukkan Required Message untuk membantu user.

Hasil akhirnya adalah field-field yang kita tambahkan, berikut tipe-nya pada rule yang telah kita buat.

Berikutnya kita akan membuat sebuah field baru untuk men-trigger perubahan rule yang kita buat. Kita akan membuat field bernama ProfileSelector yang berupa List. List ini nantinya digunakan untuk memilih Rule mana yang akan ditampilkan untuk proses check-in dokumen.

Disini kita akan membuat pilihan Tipe Dokumen 1 dan Tipe Dokumen 2

Apabila telah selesai, kembali ke tab Profiles. Pilih Trigger Field, disini kita akan men-specify field mana yang akan digunakan sebagai trigger perubahan Profile. Gunakan field ProfileSelector yang baru kita buat.

Buat profile berdasarkan value dari field ProfileSelector. Misal kita membuat Profile KTP untuk pilihan Tipe Dokumen 1, atau NPWP untuk Tipe Dokumen 2.

Pilih rules di bagian Rules. Disini kita mementukan rules mana (dan atribut apa saja berdasarkan rule tersebut) yang akan dimunculkan di profile ini.

Setelah selesai refresh page Webcenter anda. Kita dapat melihat profile dokumen yang baru kita buat di New Check In -> Nama Profile yang kita buat

Apabila kita memilih profile tersebut, kita dapat melihat bahwa field check in terdiri dari metadata wajib dan juga metadata yang telah kita specify sebelumnya di bagian profile.

Field-field ini juga dapat di-custom agar memiliki label yang berbeda, ditampilkan atau tidak, dsb. Semuanya dapat dilakukan dengan menggunakan applet Configuration Manager.

Di bagian bawah, kita dapat melihat dua field yang baru kita buat: Nama Dokumen dan Tipe Dokumen. Nama Dokumen berupa input text biasa dan Tipe Dokumen merupakan Select One Choice dengan pilihan Hasil Scan, Word, Excel, PDF dan Lain-lain, sesuai dengan yang telah kita definisikan sebelumnya.

Anda dapat mengulangi langkah-langkah diatas untuk membuat halaman check in dengan metadata custom sesuai dengan kebutuhan anda.

Selamat mencoba dan semoga membantu!