Mendefinisikan Organizational Unit di Oracle BPM

Dalam Oracle BPM, kita biasanya menggunakan Role untuk melakukan assignment sebuah task. Sebagai contoh, proses berikut memiliki activity Input Data dan Put Attachment. Dalam swimlane, pelaku/assignee dari task tersebut adalah Role Finance. Seluruh orang dalam role Finance akan menerima dan dapat melakukan action (Approve, Submit, Reject). Kelemahannya adalah seluruh orang dalam Role Finance akan mendapat assignment tersebut, padahal belum tentu semua orang diijinkan untuk melakukan action terhadap assignment tersebut.

Sebagai contoh, dalam role Finance, akan ada breakdown Staff, Manager, GM dan Director. Tentunya hak akses Staff dan GM dapat berbeda, dan sangat tidak efektif apabila kita mendefinisikan role tambahan Staff Finance, Manager Finance dsb untuk meng-cater kebutuhan akses ini. Untuk itulah kita menggunakan Organizational Unit, dimana sebuah role dapat dibagi lagi hak aksesnya ke bagian yang lebih kecil.

Blog ini akan menjelaskan bagaimana cara mendefinisikan OU dalam BPM.

1. Masuk ke <<host:port>>/bpm/workspace, log in sebagai Administrator. Buka tab administration.

2. Pilih Organizational Unit hingga layar berikut terbuka. Layar ini menampilkan OU yang telah kita definisikan, dan tempat mem-manage OU (create, edit, delete). Klik Create New -> Masukkan nama OU.

 3. Kita akan mendefiniskan OU Manager dengan childnya Staff.

 4. Di layar sebelah kanan, kita dapat menentukan siapa saja yang termasuk dalam OU Manager/Staff. Dalam kotak Members, klik tanda + hingga layar Select Member terbuka. Pilih member yang sesuai untuk OU tersebut.

5. Di step terakhir, anda dapat melihat seluruh OU yang telah didefinisikan dan dapat melakukan perubahan yang diperlukan. Misal: apabila terjadi mutasi jabatan karyawan, karyawan yang resign, kita dapat melakukan adjustment yang diperlukan, dan secara otomatis Task yang relevan akan diassign ke pengganti dari user tersebut.

Dalam blog berikutnya saya akan menjelaskan cara menggunakan OU dalam pembuatan aplikasi BPM di Jdeveloper.

Menggunakan Organizational Unit (OU) untuk Assignment User

Melanjutkan post sebelumnya tentang Organizational Unit (OU), sebelumnya kita membahas bagaimana cara membuat Organizational Unit di BPM. Dalam post kali ini, saya akan membahas bagaimana cara menggunakan/memanfaatkan OU ini dalam pembuatan aplikasi di BPM.

1. Buat aplikasi BPM anda di JDeveloper. Dalam aplikasi saya, akan terdapat sebuah swimlane dengan 2 User Activity: Input Data dan Put Attachment dengan Role assignment Finance. Apabila kita men-deploy aplikasi ini, task Input Data dan Put Attachment hanya akan dapat dilakukan oleh user-user dengan role Finance. 

2. Kita akan mencoba meng-assign task Put Attachment hanya pada user Finance dengan OU Manager. Klik kanan pada task Input Data -> Properties -> Implementation -> Data Association hingga layar berikut terbuka.

 3. Di layar Data Association, Pilih Output. Drag tombol 'fx' di kanan atas ke organizationalUnit. Masukkan OU yang akan diassign. Disini, setelah task Input Data selesai, BPM akan mengassign value ini ke dalam field Organizational Unit. Engine BPM akan membaca value ini, kemudian meng-assign task berikut hanya user dengan Organizational Unit yang ditentukan.

4. Sebagai contoh, kita akan mengassign task tersebut pada role Finance dengan OU Manager, maka definisikan value "Manager" pada Data Association -> Organizational Unit.

5. Sebagai contoh, kita akan mengassign task tersebut pada role Finance dengan OU Staff, maka definisikan value "Manager/Staff" pada Data Association -> Organizational Unit.

6. Yang paling penting adalah untuk mengosongkan value OU apabila task berikutnya tidak memerlukan OU lagi. Assign value "" pada OrganizationalUnit sebagai berikut. Hal ini harus dilakukan, karena apabila anda lupa mengosongkan OrganizationalUnit, value tersebut akan terus terbawa sepanjang Process berjalan sehingga mengacaukan assignment dari task-task anda.

Silahkan deploy aplikasi anda berdasarkan sample diatas. Sesuaikan value2 OU berdasarkan kebutuhan anda. Semoga membantu!